Ein Smartphone auf Firmenkosten klingt im ersten Moment wie ein netter Bonus. Schließlich lässt sich mit einem Gerät weniger die Tasche leichter packen. Doch hinter der netten Geste verbergen sich mehr Regeln, als so mancher denkt. Zwischen arbeitsrechtlichen Vorgaben, steuerlichen Feinheiten und technischen Stolperfallen kann aus dem praktischen Begleiter schnell ein juristischer Problemfall werden.
Ohne klare Regeln wird’s heikel
Wer ein Firmenhandy nutzt, darf das in der Regel nicht einfach nach Lust und Laune auch privat tun. Denn ohne ausdrückliche Erlaubnis bleibt das Gerät streng genommen ein reines Arbeitsmittel. Diese Erlaubnis sollte am besten schriftlich vorliegen, etwa im Arbeitsvertrag, einer Zusatzvereinbarung oder über eine unternehmensweite Nutzungsrichtlinie.
Fehlt ein solcher Rahmen, bewegen sich Beschäftigte mit jeder privaten Nachricht in einer rechtlichen Grauzone. Und wer regelmäßig ohne Freigabe telefoniert, streamt oder Nachrichten schreibt, riskiert mehr als nur ein kritisches Gespräch.
Abmahnung oder im Extremfall sogar Kündigung sind keine Seltenheit, wenn der Verstoß als schwerwiegend gewertet wird. Unternehmen, die sich rechtlich absichern möchten, greifen dabei häufig auf technische Unterstützung zurück. Mithilfe sogenannter MDM Software, kurz für Mobile Device Management, lassen sich mobile Geräte zentral verwalten, private und berufliche Daten voneinander trennen und sogar im Verlustfall aus der Ferne sperren. So bleibt die Kontrolle auf Unternehmensseite, ohne den Nutzenden das Leben unnötig schwer zu machen.
Was darf der Arbeitgeber wissen?
Dass der Arbeitgeber dienstliche Daten sehen kann, überrascht niemanden. Kniffliger wird es bei der privaten Nutzung. Denn sobald Apps, Fotos oder Nachrichten auch privater Natur sind, gilt das Recht auf informationelle Selbstbestimmung.
Das bedeutet: Private Daten sind tabu, auch für den Chef. Wer dennoch in die Versuchung kommt, einen Blick auf WhatsApp-Nachrichten oder gespeicherte Urlaubsbilder zu werfen, bewegt sich auf dünnem Eis. Unternehmen sind deshalb gut beraten, die private Nutzung klar zu regeln und sich über technische Lösungen wie Container-Systeme oder die bereits erwähnte MDM Software abzusichern. So können die beruflichen Bereiche überwacht und gesteuert werden, während der private Teil vollständig unangetastet bleibt.
Steuerfreie Vorteile oder teure Fehler?
Auch das Finanzamt hat ein Wörtchen mitzureden, wenn ein Diensthandy privat genutzt wird. Die gute Nachricht: In vielen Fällen bleibt die private Nutzung steuerfrei. Vorausgesetzt, das Gerät gehört dem Arbeitgeber und wird zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zur Verfügung gestellt.
Dann handelt es sich nämlich um einen sogenannten Sachbezug, der laut § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei bleibt. Wird jedoch ein privates Handy bezuschusst oder das Firmenhandy im Rahmen einer Gehaltsumwandlung bereitgestellt, kann das Ganze plötzlich als geldwerter Vorteil gelten und der landet in der Lohnabrechnung.
Kostenkontrolle statt Streaming-Debakel
Ob private Nutzung erlaubt ist oder nicht, irgendwann stellt sich die Frage nach den Kosten. Wer zahlt, wenn das Datenvolumen durch Netflix-Abende aufgebraucht ist? Wie sieht es mit kostenpflichtigen Auslandsgesprächen oder App-Käufen aus? Hier gilt: Was nicht explizit freigegeben ist, sollte vermieden werden.
Viele Unternehmen regeln das über Flatrates, die sowohl dienstliche als auch private Nutzung abdecken. Andere setzen auf Limitierungen oder verlangen die Erstattung ungewöhnlicher Ausgaben. Entscheidend ist auch hier die vorherige Vereinbarung, idealerweise in schriftlicher Form. Denn eine offene Rechnung führt schneller zu Missverständnissen als der Akku zum Ladegerät.
Und wenn das Arbeitsverhältnis endet?
Was mit dem Firmenhandy passiert, wenn das Arbeitsverhältnis endet, scheint auf den ersten Blick klar. Die Technik wird zurückgegeben. Doch vorher gilt es aufzuräumen. Private Fotos, Nachrichten oder gespeicherte Logins sollten restlos gelöscht werden, während geschäftliche Daten gesichert oder an die Nachfolge übergeben werden müssen.
Wer das Gerät nicht oder beschädigt zurückgibt, riskiert rechtliche Konsequenzen oder einen Einbehalt des letzten Gehalts. In Ausnahmefällen darf das Gerät gegen Zahlung übernommen werden, was aber eine gesonderte vertragliche Regelung erfordert. Besser also, solche Fragen nicht erst am letzten Arbeitstag zu stellen.
